KI-Schulung für Mitarbeiter: Pflicht, Kosten, Förderung

Eine KI-Schulung für Mitarbeiter steht 2026 in vielen Unternehmen auf der Liste, meist mit drei Fragen dahinter: Ist sie Pflicht, was kostet sie, und zahlt die Agentur für Arbeit mit? Die Antworten haben sich in diesem Sommer verschoben. Seit dem 27. Juli 2026 gilt Art. 4 AI Act in der Fassung des Digital Omnibus, und die Rechtslage ist nüchterner, als manche Kursbeschreibungen vermuten lassen.

Der Bedarf ist trotzdem real. Laut Bitkom bieten 70 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI-Schulungen an, 25 Prozent bieten keine an (Befragung von 603 Unternehmen, veröffentlicht am 14. September 2026). Dieser Beitrag sortiert Recht, Marktpreise und Förderung, mit einer Quelle für jede Zahl.

TL;DR

• Pflicht: Art. 4 AI Act verlangt Maßnahmen zum Aufbau von KI-Kompetenz, aber kein bestimmtes Niveau, keine Pflichtschulung und kein Zertifikat. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen gut zu dokumentieren.
• Kosten: Vier geprüfte Angebote reichen von 10 € netto pro Person (E-Learning ab 1.001 Teilnehmenden) bis 1.790 € netto (Fernkurs mit Zertifikat). Unsere Lizenz kostet 599 € pro Lizenz, einmalig.
• Förderung: Nach § 82 SGB III kann die Agentur für Arbeit nur zugelassene Weiterbildungen mit mehr als 120 Stunden fördern. Kurzschulungen und unsere Lizenz allein fallen nicht darunter.

Ist KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Kurz: Eine Pflicht zu Maßnahmen ja, eine Pflicht zu einer bestimmten Schulung nein. Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Verordnung (EU) 2026/1744, der Digital Omnibus on AI, hat ihn geändert; sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Die EU-Kommission beschreibt die KI-Kompetenz-Anforderung seitdem als vereinfacht, mit einer stärkeren Rolle von Kommission und Mitgliedstaaten.

In der neuen Fassung ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, die den Aufbau von KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag bedienen oder nutzen. Dabei sollen sie technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der Beschäftigten sowie den Einsatzkontext berücksichtigen. Die Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz (Stand 27. Juli 2026) klar: Es ist kein bestimmtes Niveau vorgeschrieben, es gibt keine strikten Vorgaben und keine Pflichtschulungen, und ein Zertifikat ist nicht nötig.

Die Pflicht trifft nicht nur Anbieter, sondern auch Betreiber, also Organisationen, die KI-Systeme anderer nutzen. Die Kommission beantwortet ausdrücklich den Fall eines Unternehmens, dessen Beschäftigte ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen einsetzen: Art. 4 gilt, und die Beschäftigten sollen über spezifische Risiken wie Halluzinationen informiert werden. Ausgenommen ist nach Art. 2 Abs. 10 die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung durch Privatpersonen.

Wer kontrolliert, und was droht?

Seit dem 2. August 2026 überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung. In Deutschland ist das nach § 2 Abs. 1 KI-MIG grundsätzlich die Bundesnetzagentur; das Gesetz gilt seit dem 29. Juli 2026. Für Art. 4 nennen weder Art. 99 AI Act noch das KI-MIG einen eigenen Bußgeldrahmen. Die Behörden können nach Angaben der EU-Kommission aber Sanktionen und andere Maßnahmen verhängen, verhältnismäßig und abhängig vom Einzelfall. Wahrscheinlicher wird das laut Kommission, wenn ein Vorfall nachweislich auf fehlende Schulung und Anleitung zurückgeht.

Manche Kursbeschreibungen und ältere Artikel stammen aus der Zeit vor dem Omnibus und formulieren die Rechtslage strenger. Was sich am Wortlaut von Art. 4 im Detail geändert hat, erklärt unser Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4: Was seit dem Omnibus gilt.

Welche Mitarbeitenden welche Schulung brauchen

Art. 4 schreibt keinen Lehrplan vor. Die EU-Kommission nennt aber fünf Punkte, die eine Organisation bei ihren Maßnahmen bedenken sollte:

1. ein allgemeines Verständnis von KI im Unternehmen: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzen wir, welche Chancen und Gefahren gibt es?
2. die eigene Rolle: Entwickelt das Unternehmen KI-Systeme, oder nutzt es Systeme anderer?
3. das Risiko der eingesetzten Systeme: Was müssen Beschäftigte wissen, welche Risiken müssen sie kennen?
4. Unterschiede in Wissen, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der Beschäftigten
5. den Einsatzkontext und die Personen, auf die die KI-Systeme angewendet werden

Unterschiedliche Stufen sind ausdrücklich erlaubt: Die Kommission hält verschiedene Schulungsniveaus oder Lernansätze für möglicherweise angemessen. Daraus ergibt sich eine Einteilung nach Rollen. Die Tabelle ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Bei Hochrisiko-Systemen können laut Kommission zusätzliche Maßnahmen relevant sein. Für Betreiber solcher Systeme verweist sie auf Art. 26: Das Personal, das damit arbeitet, muss für den Umgang mit dem System und die menschliche Aufsicht geschult sein. Für Systeme nach Anhang III gelten diese Hochrisiko-Regeln seit dem Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Für eine erste Risikoeinstufung bietet der KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur ein Online-Tool an.

Gerade bei Agenten lohnt sich mehr als die Grundstufe. In der BCG-Studie AI at Work 2026 (11.749 Beschäftigte in 14 Märkten) hatten 52 Prozent nur ein begrenztes Verständnis davon, was Agenten sind. Unsere Empfehlung für die Reihenfolge: zuerst die Rollen mit dem höchsten Risiko und dem weitesten Zugriff, parallel eine Grundstufe für alle, die KI nutzen.

Was KI-Schulung kostet

Für KI-Schulungen gibt es keinen einheitlichen Marktpreis. Wir haben am 5. Oktober 2026 vier öffentliche Angebote von DACH-Anbietern auf deren eigenen Seiten geprüft. Das sind Stichproben, kein Marktdurchschnitt.

Alle Preise: Stand 5. Oktober 2026, laut Anbieterseite.

Drei Dinge fallen beim Vergleich auf:

• Die Formate lösen unterschiedliche Aufgaben. Ein E-Learning-Modul, ein Seminartag und ein Fernkurs mit rund 50 Stunden sind kaum vergleichbar. Vergleiche nach der Rolle aus der Tabelle oben, nicht nach dem Preis pro Kopf.
• Die Arbeitszeit kommt dazu. Berücksichtige zusätzlich zur Teilnahmegebühr die Arbeitszeit der Beschäftigten. Ein Seminartag kostet neben der Gebühr einen Arbeitstag pro Person.
• Die Nachweise unterscheiden sich. Das TÜV-E-Learning dokumentiert die Teilnahme im Lernmanagementsystem, die IHK-Akademie stellt eine Teilnahmebescheinigung aus, der Haufe-Fernkurs endet mit einem benoteten Zertifikat. Für Art. 4 ist kein Zertifikat vorgeschrieben.

Alle drei Anbieter nennen auf ihren Seiten auch Inhouse-Formate; bei der Haufe Akademie ist die Basis laut eigener Seite ein Tagessatz für bis zu zwölf Teilnehmende. Wann sich das rechnet, steht in Inhouse-Schulung vs. offene KI-Kurse.

Unser eigenes Angebot zum Vergleich: 599 € pro Lizenz, einmalig. Die Lizenz umfasst die Schulung sowie die Kurse zu Cowork und Claude Code. Details stehen auf der Preisseite.

Förderung nach § 82 SGB III (Qualifizierungschancengesetz)

Wer eine KI-Schulung mit Förderung durch die Agentur für Arbeit plant, landet bei § 82 SGB III, der Förderung beschäftigter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, oft Qualifizierungschancengesetz genannt. Die Voraussetzungen stehen in § 82 Abs. 1 (Stand Oktober 2026):

1. Die Weiterbildung vermittelt mehr als ausschließlich arbeitsplatzbezogene, kurzfristige Anpassungsfortbildung.
2. Ein Berufsabschluss mit mindestens zweijähriger Ausbildung liegt in der Regel mindestens zwei Jahre zurück.
3. Die Person hat in den letzten zwei Jahren keine nach § 82 geförderte Weiterbildung besucht.
4. Die Maßnahme dauert mehr als 120 Stunden.
5. Maßnahme und Träger sind für die Förderung zugelassen.

Ausgeschlossen sind Maßnahmen, zu denen der Arbeitgeber nach Bundes- oder Landesrecht verpflichtet ist. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ergänzt: Die 120 Stunden müssen nicht am Stück absolviert werden, und Schulungen zu einer betriebsspezifischen Software sind zum Beispiel nicht förderfähig. Auch wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, bleibt die Förderung eine Ermessensentscheidung der Agentur für Arbeit (§ 82 Abs. 5).

Förderhöhe nach Betriebsgröße

Stand Oktober 2026, laut § 82 SGB III und der BA-Seite zur individuellen Förderung. Drei Details aus Gesetz und BA-Seite:

• In Betrieben mit weniger als 500 Beschäftigten soll die Kostenbeteiligung des Arbeitgebers für Beschäftigte ab 45 Jahren und für schwerbehinderte Menschen entfallen.
• Mit einer Betriebsvereinbarung oder einem betriebsbezogenen Tarifvertrag über Weiterbildung sinkt der Arbeitgeberanteil um fünf Prozentpunkte, der Zuschuss zum Arbeitsentgelt kann um fünf Prozentpunkte steigen (§ 82 Abs. 4).
• Der Zuschuss zum Arbeitsentgelt gilt für weiterbildungsbedingte Zeiten ohne Arbeitsleistung. Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen betrachtet die BA bei der Betriebsgröße gesamtheitlich.

So läuft der Antrag

Erste Anlaufstelle ist der Arbeitgeber-Service deiner Agentur für Arbeit. Die BA rät, den Antrag möglichst frühzeitig vor Beginn der Qualifizierung zu stellen. Nehmen mehrere Beschäftigte an derselben Weiterbildung teil, genügt ein Sammelantrag. Ab dem 1. Dezember 2026 regelt die BA-Weisung 202607017 vom 20. Juli 2026 Beratung und Förderung bundesweit einheitlich: Für Anträge von Arbeitgebern ist der Arbeitgeber-Service zuständig, auch für Sammelanträge und das Qualifizierungsgeld, und die digitale Antragstellung über die eServices hat Vorrang. Passende Kurse für deine Beschäftigten kannst du über die Weiterbildungssuche im BA-Portal mein NOW suchen; ob Maßnahme und Träger zugelassen sind, klärst du vor der Buchung mit dem Arbeitgeber-Service.

Was nicht darunter fällt

Kurzschulungen erreichen die 120 Stunden nicht. Auch der Haufe-Fernkurs aus der Preistabelle liegt mit rund 50 Stunden darunter. Unsere Lizenz ist allein ebenfalls nicht nach § 82 förderfähig. Infrage kommt § 82 nur für eine zugelassene Weiterbildung mit mehr als 120 Stunden, die auch die übrigen Voraussetzungen erfüllt.

Für größere Umbrüche gibt es das Qualifizierungsgeld (§ 82a SGB III), eine Entgeltersatzleistung während der Weiterbildung. Voraussetzung ist laut BA unter anderem ein strukturwandelbedingter Qualifizierungsbedarf bei mindestens 20 Prozent der Beschäftigten (10 Prozent bei weniger als 250 Beschäftigten), geregelt in einer Betriebsvereinbarung oder einem betriebsbezogenen Tarifvertrag. Ausgenommen sind laut BA Kleinstunternehmen: In Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten reicht nach § 82a Abs. 2 SGB III eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers. Auch hier muss die Weiterbildung mehr als 120 Stunden umfassen, und der Betrieb trägt die Weiterbildungskosten.

Weitere Förderung

Neben § 82 haben wir drei Wege an offiziellen Stellen geprüft (Stand 5. Oktober 2026).

Landesprogramme, Beispiel Rheinland-Pfalz. Das Förderprogramm "Betriebliche Weiterbildung" aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus fördert Weiterbildungen bis zu 120 Stunden pro Weiterbildung, die akkreditierte oder anerkannte Bildungsträger anbieten. Antragsberechtigt sind privatrechtliche Unternehmen mit Sitz oder selbstständiger Niederlassung in Rheinland-Pfalz. Gefördert werden bis zu 40 Prozent der förderfähigen Ausgaben je Teilnehmenden (in der Region Trier bis zu 50 Prozent), höchstens 1.500 Euro je Teilnehmenden und 30.000 Euro je Unternehmen und Kalenderjahr. Der Antrag muss spätestens einen Monat vor Beginn vorliegen; ausgeschlossen sind unter anderem Weiterbildungen, die weniger als 100 Euro kosten, und solche, die vor der Bewilligung gebucht oder begonnen wurden. Ob dein Bundesland etwas Vergleichbares anbietet, prüfst du in der Förderdatenbank des Bundes.

European Digital Innovation Hubs. Als mögliche Unterstützung für KMU nennt die EU-Kommission das Netz der European Digital Innovation Hubs, inzwischen Experience Centres for AI. Laut Kommission bieten 9 von 10 Hubs KI-Leistungen an, darunter Schulungen, Workshops und Bootcamps.

BMAS-Förderrichtlinie zu KI in Wirtschaft und Arbeit. Das Bundesarbeitsministerium hat am 2. September 2026 die Richtlinie "Produktiver und beschäftigungsorientierter Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Wirtschaft und Arbeit" veröffentlicht. Sie zielt besonders auf KMU und ihre Beschäftigten; einreichen können laut BMAS aber Forschungseinrichtungen, bis zum 14. Oktober 2026, 16 Uhr. Für die Schulung im eigenen Betrieb ist das kein direkter Weg.

Schulung dokumentieren

Art. 4 verlangt kein Zertifikat. Eine interne Dokumentation kann helfen, die ergriffenen Maßnahmen nachvollziehbar festzuhalten. Die EU-Kommission schreibt, Organisationen können ein internes Verzeichnis ihrer Schulungen und anderer Anleitungsmaßnahmen führen. Eine Pflicht, das KI-Wissen der Beschäftigten zu messen, enthält Art. 4 laut Kommission nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen gut zu dokumentieren.

Was in ein solches Verzeichnis gehört, ist nicht vorgeschrieben. Wir empfehlen pro Maßnahme diese Felder:

• Datum und Art der Maßnahme (Schulung, Unterweisung, Richtlinie, Leitfaden)
• Zielgruppe oder Rolle
• Inhalte und betroffene KI-Systeme
• Teilnehmende und Beleg (Teilnahmeliste, Export aus dem Lernsystem, Bescheinigung)
• Termin für die nächste Überprüfung

Eine Vorlage dafür steckt in unserer KI-Richtlinie-Vorlage: Sie enthält einen Abschnitt zur KI-Kompetenz nach Art. 4 und ein Nachweisblatt für deine Maßnahmen.

Wenn du klären willst, welche Rolle in deinem Unternehmen welche Schulung braucht, sprich 30 Minuten mit uns.

FAQ

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Art. 4 AI Act verlangt seit dem Digital Omnibus Maßnahmen zum Aufbau von KI-Kompetenz, aber kein bestimmtes Niveau, keine Pflichtschulung und kein Zertifikat. Wie du die Maßnahmen gestaltest, richtest du nach Rolle, Risiko und Einsatzkontext aus. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, sie gut zu dokumentieren.

Was kostet eine KI-Schulung pro Mitarbeiter?

In unserer Stichprobe vom 5. Oktober 2026 kostet ein E-Learning der TÜV Thüringen Akademie 25 € netto pro Person (bei 1 bis 100 Teilnehmenden), ein Live-Online-Tagesseminar ab 465 € bei der IHK-Akademie Koblenz und 840 € netto bei der Haufe Akademie. Ein Fernkurs mit Zertifikat liegt bei 1.790 € netto. Unsere Lizenz kostet 599 € pro Lizenz, einmalig; dazu kommt in jedem Fall die Arbeitszeit.

Gilt das auch für kleine Unternehmen, die nur ChatGPT nutzen?

Ja. Die EU-Kommission beantwortet genau diesen Fall: Nutzen Beschäftigte ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen, gilt Art. 4, und sie sollen über spezifische Risiken wie Halluzinationen informiert werden. Art. 4 Abs. 2 verpflichtet Kommission und Mitgliedstaaten, Anbieter und Betreiber dabei zu unterstützen, insbesondere KMU.

Reicht ein zweistündiges Webinar oder ein YouTube-Video?

Ein Format schreibt Art. 4 nicht vor, laut EU-Kommission gibt es keine Einheitslösung. Entscheidend ist, ob die Maßnahme zu Rolle, Vorwissen, Risiko und Einsatzkontext passt; bloß auf die Gebrauchsanweisung eines KI-Systems zu verweisen, kann laut Kommission in vielen Fällen unwirksam sein. Unsere Einschätzung: Für Gelegenheitsnutzer kann ein kurzes Format passen, wenn es die konkreten Risiken behandelt; bei Hochrisiko-Systemen können laut Kommission zusätzliche Maßnahmen relevant sein.

Muss die Schulung zertifiziert sein?

Nein. Laut EU-Kommission ist kein Zertifikat nötig; Organisationen können ein internes Verzeichnis ihrer Schulungen und anderer Maßnahmen führen. Eine Teilnahmebescheinigung ist trotzdem ein brauchbarer Beleg für dieses Verzeichnis. Anders bei der Förderung: Für § 82 SGB III müssen Maßnahme und Träger zugelassen sein.

Zahlt die Agentur für Arbeit die KI-Weiterbildung (QCG, Bildungsgutschein)?

Über § 82 SGB III ist eine Förderung möglich, aber nur, wenn unter anderem Maßnahme und Träger zugelassen sind und die Weiterbildung mehr als 120 Stunden umfasst; je nach Betriebsgröße kann die BA 100, 50 oder 25 Prozent der Lehrgangskosten übernehmen und das Arbeitsentgelt mit 75, 50 oder 25 Prozent bezuschussen, die Entscheidung liegt in ihrem Ermessen. Ein Bildungsgutschein (§ 81 Abs. 4 SGB III) kann auch bei dieser Förderung von Beschäftigten eingesetzt werden, das regelt § 82 Abs. 6; die Förderung nach § 81 selbst setzt dagegen im Kern voraus, dass die Weiterbildung nötig ist, um bei Arbeitslosigkeit einzugliedern oder drohende Arbeitslosigkeit abzuwenden, oder dass ein Berufsabschluss nachgeholt wird. Kurzschulungen und unsere Lizenz allein sind nach § 82 nicht förderfähig.

Quellen

• EU-Kommission, AI Literacy: Questions and Answers (Stand 27.07.2026): https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers
• EU-Kommission, AI omnibus enters into force (27.07.2026): https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/news/ai-omnibus-enters-force
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj/eng
• Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Art. 2, 4, 26, 99, Anhang III: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
• KI-MIG, Bundesgesetzblatt 2026 I Nr. 223: https://www.gesetze-im-internet.de/ki-mig/
• Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz: https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/7_Kompetenz/start.html
• Bundesnetzagentur, Pressemitteilung vom 29.07.2026: https://www.bundesnetzagentur.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2026/20260729_KI_VO.html
• § 82 SGB III: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__82.html
• § 81 SGB III: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__81.html
• § 82a SGB III: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__82a.html
• Bundesagentur für Arbeit, Förderung von Weiterbildung: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/foerderung-von-weiterbildung
• Bundesagentur für Arbeit, Individuelle Förderung von Beschäftigten: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/foerderung-von-weiterbildung/individuelle-foerderung
• Bundesagentur für Arbeit, Weisung 202607017 vom 20.07.2026: https://www.arbeitsagentur.de/datei/weisung-202607017_ba058267.pdf
• mein NOW, Portal der BA: https://mein-now.de/
• ESF Rheinland-Pfalz, Förderprogramm Betriebliche Weiterbildung: https://esf.rlp.de/berufliche-weiterbildung/betriebliche-weiterbildung/wer-wird-gefoerdert
• Förderdatenbank des Bundes: https://www.foerderdatenbank.de/
• BMAS, Meldung vom 03.09.2026: https://www.bmas.de/DE/Service/Presse/Meldungen/2026/bmas-foerdert-ki-projekte-von-unternehmen.html
• Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Erstmals-nutzt-Mehrheit-Unternehmen-KI
• BCG, AI at Work 2026, Pressemitteilung vom 03.06.2026: https://www.bcg.com/press/3june2026-ai-reshaping-jobs-faster-than-companies-reshaping-work
• TÜV Thüringen Akademie, E-Learning KI-Kompetenzerwerb (geprüft 05.10.2026): https://die-tuev-akademie.de/online-unterweisung-zum-ki-kompetenzerwerb-im-sinne-art.-4-ki-vo-der-verantwortungsvolle-umgang-mit-kuenstlicher-intelligenz-didie42
• IHK-Akademie Koblenz, KI-Kompetenz gemäß Art. 4 EU AI Act (geprüft 05.10.2026): https://ihk-akademie-koblenz.de/kurs/it-neue-medien/637KI_EuAIAct/ki-kompetenz-gemaess-art-4-eu-ai-act/
• Haufe Akademie, Der KI-Führerschein für die Assistenz (geprüft 05.10.2026): https://www.haufe-akademie.de/42454
• Haufe Akademie, Fernkurs KI-Kompetenz für den Berufsalltag mit Zertifikat (geprüft 05.10.2026): https://www.haufe-akademie.de/42887